1、实现通过认证控制使用，减少不必要的浪费，比如打印件没人取或被冒取；比如打印后复印机/打印机临时故障，可以换另一台正常的复印机输出，作业被打印后自动删除不再输出；比如通过控制不必要的彩色使用权限，降低复印机使用成本。
2、常见的登录认证方式有：刷卡、指纹、人脸识别、移动NFC、扫码等
3、打印刷卡取件，起到打印内容保密的作用。
4、扫描发送到邮箱时，不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了，刷卡扫描可自动将扫描件发到软件里每个使用者预先设定好的邮箱里，解决了传统扫描到邮箱时，要在多台复印机给每个人设置邮箱的麻烦，以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。（人数多的时候、员工入职/离职的时候，设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐？）
5、自动统计，在不同复印机、打印机上的彩色、黑白使用量自动统计到部门账户、个人帐户，可自动计算时间的费用，多种报表。
6、复印机租赁行业中有些商家有改表（结算时调高计数器）的行为，严重损坏客户利益，同时对于不改表的诚信租赁商来说，是不公平的低价竞争，装了刷卡后如果改表，复印机的使用张数会和软件对不上，因为刷卡的统计是独立的。复印机管理人员如与租赁商配合时，还能起到追诉与遏制的作用。
7、常见的管控软件：
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租台带打印管理的复印机
*刷卡登录 *漫游打印 *彩色管控 *安全输出 *印量统计 *扫描发送到自己邮箱
